Matris Danışmanlık Yönetim Kurulu Başkanı Orhan Çevik ile Altı Sigma ve Matris Danışmanlık'ın bu alandaki faaliyetleri hakkında konuştuk

Orhan Bey, ilk olarak Matris Danışmanlık hakkında bilgi verir misiniz ?

Ekim 2002'den bu yana Altı Sigma, süreç yönetimi, stratejik planlama konularında uluslararası bilgi ve deneyimimiz ile kuruluşlara danışmanlık hizmeti veriyoruz. Hizmetlerimizin ekseninde Altı Sigma bulunuyor. Kuruluşlarda Altı Sigma programını hayata geçirerek, üretim süreçleriyle birlikte tüm iş süreçlerini mükemmelleştirmeye odaklanıyoruz. Verimliliği, dolayısıyla rekabet gücünü artırmayı amaçlıyoruz.

Matris Danışmanlık'ı Kemal Önen ile birlikte kurduk. Matris'i kurmadan önce Beldesan'da kalite yöneticiliği yaptım. Ardından da Bureau Veritas'ta yönetim sistemleri, kalite - süreç iyileştirme araçları uzmanı olarak çeşitli kuruluşlara danışmanlık ve eğitmenlik hizmeti verdim. Aynı dönemde ISO 9000 ve QS 9000 baş denetçiliği görevlerini yürüttüm.

Kemal Önen ise DOW Chemical Company'de malzeme yönetimi, ERP uygulaması yöneticiliği, üretim, proje, proses mühendisliği ve uluslararası yatırım projeleri yöneticiliği görevlerini yürüttü. Ardından 1999 yılı sonunda Altı Sigma Kara Kuşak rolünü üstlendi. 2002 Mart ayına kadar Dow Chemical Company'de planlama, lojistik ve satın alma süreçlerine odaklı, çeşitli uluslararası Altı Sigma projeleri yönetti. 2001 yılında yaklaşık 1000 Kara Kuşak'ın görev yaptığı Dow Chemical Company'de en iyi proje uygulayıcıları arasına girdi.

Matris Danışmanlık olarak Altı Sigma danışmanlık ve eğitim hizmetlerimizin içeriğini, niteliğini sürekli geliştirmek ve güncellemek için çeşitli uluslararası iş ortaklarımız bulunuyor. Global iş ortaklarımızdan Catalyst ile Altı Sigma metodolojisi kapsamındaki en son yenilikleri paylaşıyoruz. Burada teknoloji ilişkisinin iki yönlü olduğunu, Matris'in en iyi uygulamalarını da Catalyst'e transfer ettiğimizi gururla söyleyebilirim. Ortadoğu pazarında ve Doğu Avrupa ülkelerinde de birlikte hareket ediyoruz.

Altı Sigma programında ihtiyaç duyulan yazılım konularında da iki ABD'li iş ortağımız var. İstatistik yazılım konusunda Altı Sigma firmalarının yüzde 95'inin tercih ettiği Minitab firması ile işbirliği içerisindeyiz. Proje izleme ve yönetme yazılımı için ise en başarılı çözümleri sunan ABD'li Instantis firması ile çalışıyoruz.

Matris Danışmanlık kimlerle çalışıyor. Başarı öyküleri hakkında bilgi verir misiniz ?

Hizmet verdiğimiz kuruluşlar arasında Bosch, Otokar, Kalekim, Kalekalıp, Gama Reklam ve Bakaç Reklam bulunuyor.

Bosch ile kurulduğumuz günden bu yana çalışmalarımızı sürdürüyoruz. Bosch'un öncelikli hedefini sıfır hata olarak belirlemesiyle birlikte devreye Altı Sigma girdi. O tarihten günümüze kadar gerçekleştirilen çeşitli projelerle hata oranlarında yüzde 50 ila 70 arasında düşüş sağlandı. Bosch'da üç projeyle başlayan Altı Sigma uygulaması, bu yıl aynı anda yürüyen 35 projeyle sürekliliğini koruyor. 2005 yılında aynı anda yürütülen proje sayısının 100'e, getirinin de 6.5 milyon Euro'ya çıkması hedefleniyor.

Altı Sigma felsefesi hakkında bilgi verir misiniz ?

Türkiye'de 1999 yılından bu yana uygulanan Altı Sigma'nın geçmişi 1980'lere kadar uzanıyor. Altı Sigma'nın doğum yeri Amerika. Japonlar'ın Motorola pazarına penatrasyonunun şirkete verdiği zararı önlemek amacıyla verimliliği artırıcı bir yöntem arayışına girildi ve Altı Sigma metodolojisi ortaya çıktı. Yaklaşık 10 yıl sonra yani 90'lı yılların başında, Amerika'da yaygınlaşan bu metodolojiye yapılan katkılar ile Altı Sigma bir sistem haline dönüştü ve General Electric'te uygulanmaya başladı. General Electric'in o dönemki CEO'su Jack Welch, sistemi uygulayarak şirketinin büyük kazançlar elde etmesini sağladı. Türkiye'deki içerik ve uygulama gelişimi ise çok yeni. Yaklaşık iki yıldır daha iyi anlaşıldığını ve yaygınlaşmakta olduğunu söyleyebilirim.

İş dünyasında rekabetin şartı müşterilerin ihtiyaçlarını doğru tespit etmekten, bu ihtiyaçları rakiplerden çok daha hızlı, kaliteli aynı zamanda da daha ekonomik şekilde karşılamaktan geçiyor. Altı Sigma bu amacı engelleyen her şeyi problem olarak görüyor. Kuruluşların hem kârlılığına hem de pazar payına olumsuz etki eden problemleri doğru olarak teşhis edebilme, tanımlayabilme, önceliklendirebilme ve bu problemleri sürat ve başarıyla çözebilme becerisini en üst düzeye çıkarmayı amaçlıyor. Örneğin; Evlere servis yapan fast food firmaları, çoğunlukla aldıkları siparişi, yarım saat içinde teslim edeceklerini söylüyorlar. Firmanın servis performansının Altı Sigma düzeyinde olması, bir milyon siparişten, sadece üç veya dört tanesinin teslimatının yarım saati aşması anlamına geliyor.

Firmalara Altı Sigma alanında sunduğunuz hizmetler nelerdir ?

Danışmanlık ve eğitim hizmetlerimiz kuruluşlarda müşteri beklentilerinin öngörülmesi, bu beklentileri karşılamaya yönelik stratejilerin oluşturulmasıyla başlıyor. Hizmetlerimiz bu stratejiler doğrultusunda tüm süreçlerin tasarımlanması, devreye alınması ve sürekli iyileştirilerek mükemmel performans düzeyine taşınması olarak özetlenebilir. Çalışmalarımıza yönelik hizmet eksenimizi Altı Sigma oluşturuyor.

Kuruluşlara Altı Sigma yönetici, şampiyon ve süreç sahibi, kara kuşak, yeşil kuşak, takım üyesi, Altı Sigma için tasarım ve uzman kara kuşak eğitimleri veriyoruz.

Ayrıca danışmanlık programları çerçevesindeki Altı Sigma'ya ek olarak talep üzerine verilen eğitimlerimiz de bulunuyor. Kuruluşlara ihtiyaçları doğrultusunda temel istatistik, SPC - istatistiksel proses kontrol, DOE - deney tasarımı, FMEA - hatalar ve etkileri analizi, MSA - ölçüm sistemleri analizi eğitimleri de düzenliyoruz.

Firmalar Altı Sigma felsefesini niçin uygulamalıdır. Türk yöneticilerinin Altı Sigma felsefesine bakışı hakkında ne düşünüyorsunuz ?

Müşterilerinin ihtiyaçlarını doğru tespit etmeyi ve sorunlu alanlarda iyileştirme sağlamayı amaçlayan her kuruluşun Altı Sigma uygulaması gerektiğini düşünüyorum. Altı Sigma kuruluşlara bir yandan müşteri memnuniyetinin yükseltilmesi diğer yandan verimlilik artışı ve buna bağlı olarak mali açıdan kazanç elde etme imkanı sunuyor. Biraz önce bu sistemi uygulayan ilk firmalar olması sebebiyle Motorola ve General Electric'ten bahsetmiştim. 1986'da Altı Sigma uygulamaya başlayan Motorola, bugüne kadar 11 milyar dolar, General Electric ise 12 milyar dolarlık tasarruf sağladı.

Türk patronlar, işadamları ve yöneticiler öncelikle Altı Sigma gibi metodolojileri başka firmaların uygulamalarını bekliyorlar. Yani iş camiasında "Bekle ve gör" politikası hâkim. Altı Sigma gibi şirketlerde operasyonel mükemmelliği hedefleyen, son derece gelişmiş ve atılımcı bir programı uygulamak için tüm kuruluşlar birbirini bekliyor. Fakat 2004 yılı itibarıyla Türk iş dünyasının 6 Sigma'ya giderek artan bir ilgiyle yaklaştığını gözlemliyoruz.

Altı Sigma bir firmaya nasıl uyarlanır ?

Başarılı Altı Sigma Sistemi uygulaması birbirini izleyen dört fazda gerçekleştiriliyor.

Sistemin başlangıcı kabul edilen "Planlama ve Altyapı" fazında, üst yönetimle birlikte şirketin iş hedeflerine uygun Altı Sigma stratejisi ve uygulama planı oluşturuluyor. Yönetici eğitimleri, çalıştaylar ve karşılıklı görüşmeler sayesinde hem üst hem de orta yönetim Altı Sigma kavramları, rolleri, programın bütünü hakkında ayrıntılı olarak bilgilendiriliyor. Ardından programı yönetecek Şampiyonlar seçiliyor ve Altı Sigma Liderlik ekibi oluşturuluyor. Buna paralel olarak Altı Sigma'nın şirkette nasıl yürütüleceğini belirleyen Altı Sigma altyapısı / el kitabı hazırlanıyor.

"Uygulama ve Yayılım" adını verdiğimiz ikinci fazda yönetimle birlikte Altı Sigma stratejisine uygun iyileştirmeye açık alanlar belirleniyor. Kara Kuşak ve Yeşil Kuşak adayları belirlenerek eğitim projeleri tanımlanıyor.

Kara Kuşak eğitimleri de bu fazda başlıyor ve projeler sürekli olarak izleniyor. Kara Kuşak projelerinin İyileştirme fazına girmesiyle birlikte Yeşil Kuşak eğitimleri ve projeleri de başlatılabiliyor.

Kara kuşaklar her ay bir hafta olmak üzere peş peşe beş ay toplam 23 gün sınıf içi eğitim görüyorlar. Bu faz sonunda gerçek ve kazanç sağlayacak projelerini tamamlayarak, aldıkları eğitimleri gerçek uygulamalarla pekiştiriyorlar. Projeler sonucunda elde edilen stratejik ve finansal kazançlar raporlanıyor. Bu sayede Altı Sigma programının kazançlarının tüm çalışanlar tarafından görülmesi ve tanınması sağlanıyor. Şampiyonların, bölüm yöneticilerinin ve proje takım üyelerinin eğitimi de bu fazda gerçekleştiriliyor.

Üçüncü faz, "Sürdürme ve Yayılım", Altı Sigma metodolojisinin yayılımını süratlendirmeyi ve günlük yaşama tamamıyla entegre etmeyi amaçlıyor. Birinci dalga faaliyetlerinin başarısı üzerine yapılandırılan bu fazda ikinci dalga Kara Kuşaklar ve Yeşil Kuşaklar yetiştiriliyor Birinci dalga Kara Kuşaklar ve Yeşil Kuşaklar da ikinci projelerini gerçekleştiriyor.

"Kurumsal Davranış Biçimi" adını verdiğimiz dördüncü fazda ise, mevcut problemlerin süratle çözülmesine yönelik, Altı Sigma metodolojisinin ve araçlarının günlük faaliyetlere tümüyle entegrasyonu tamamlanıyor. Bu fazda, mevcut problemlerin çözülmesi konusunda elde edilmiş kurumsal davranış biçiminin ötesine geçilmesi amaçlanıyor. Yeni ürünlerin veya süreçlerin problemsiz (robust) olarak tasarımlanması ve devreye alınmasını mümkün kılacak sistemler oluşturularak uygulanması, sürekliliğinin sağlanması garanti altına alınıyor. Bu amaçla, tecrübeli Kara Kuşak'lardan seçilen adaylar DFSS (Six Sigma için Tasarım) eğitimini bu fazda alarakilk DFSS projelerini bu fazda gerçekleştiriyor. Yine tecrübeli Kara Kuşak'lardan seçilen Uzman Kara kuşak adaylarının birer danışman ve eğitmen olarak yetiştirilerek, müşterinin dış destek gereksiniminin sıfıra indirilmesi amaçlanıyor.

Bu fazın tamamlanmasıyla birlikte Altı Sigma metodolojisi ve araçları eksiksiz olarak devreye alınmış oluyor. Bu sayede veriye ve verinin uygun araçlarla analizine dayalı karar verme alışkanlığının kuruluşta tümüyle yerleştirilmesi sağlanıyor.

Altı Sigma projelerinde karşılaşılan önemli problemler nelerdir. Matris olarak bu problemlerin oluşmaması için önerileriniz nelerdir ?

Kuruluşlarda sıkça üst kademe yöneticilerle orta kademe yöneticilerin görüş farklılıkları içerisinde olduklarını gözlemliyoruz. Bunun en temel nedeni üst ve orta kademe yöneticiler arasında ortak bir dil olmaması. İletişimin ortak bir dile dayanması, ortak amaç ve hedefler doğrultusunda sürdürülmesi gerekiyor. Pek çok kuruluşta üst düzey yöneticiler genellikle böyle bir programa girerken, neden bu işe giriştiklerini, hangi sonuçları beklediklerini orta kademe yöneticilere ayrıntılı olarak açıklama ihtiyacını duymuyorlar.

Altı Sigma programının sadece üst düzey yöneticilerin inisiyatifleriyle başlatılmak istenildiği durumlarda, böyle bir yaklaşımın varlığı orta düzey yöneticilerin programa direnç göstermelerine neden olabiliyor.

Programı uygulamaya karar veren kuruluşların ilk yapması gereken iş, üst yönetim tarafından Altı Sigma vizyonunun ve felsefesinin açık olarak ortaya konulması, bunların diğer yönetim kademeleriyle paylaşılması ve tartışılmasıdır. Altı Sigma hakkında hem üst yönetimin hem de diğer kademelerin kullanabileceği ortak bir dil oluşturulması son derece önemlidir. Matris'in Altı Sigma Uygulama Modeli, temel Altı Sigma kavramları, rolleri ve programın bütünü hakkındaki temel bilgilerin hem üst hem de orta düzey yöneticilere aktarıldığı eğitimler ve çalıştaylarla başlar. Bu yolla ortak bir dil oluşturularak hedeflerde mutabakat sağlanır. Kuruluşun Altı Sigma vizyonu, tüm yönetim kademelerinin katılımıyla paylaşılmalı ve tartışılmalıdır.

Altı Sigma alanında kariyer yapmak isteyen kişiler için önerileriniz nelerdir ?

Altı Sigma yaratıcılık, analitik düşünme, liderlik ve proje yönetimi becerileri açısından çalışanların yeterliliğini sağlayan günümüzün en güçlü programı. Altı Sigma uygulayan pek çok uluslararası kuruluşta artık yönetici pozisyonlarına yükselebilmek için kara kuşak veya yeşil kuşak formasyonuna sahip olmak gerekiyor. Benzer uygulamalar Türk firmalarında da görülmeye başlandı.

Altı Sigma uygulayan kuruluşların gelecekteki yöneticileri başarılı uygulayıcılar arasından seçilecek. Altı Sigma'yı özümsemiş, analitik düşünce becerisini en üst düzeye çıkarabilmiş çalışanlar en güçlü yönetici adayları olacaklar. Bu nedenle Altı Sigma uygulayan kuruluşların çalışanları zaman kaybetmeksizin programda yer almak için gönüllü olmalılar, kara kuşak veya yeşil kuşak formasyonunu hedeflemeliler. Bunu sağladıktan sonra kuruluş içindeki yeni kariyer hedeflerini seçmek için bolca fırsatları olacak.

Son olarak firma yöneticileri ve konuya ilgi duyan kişiler için belirtmek istedikleriniz nelerdir ?

Altı Sigma uygulamayı düşünen firmaların başarıya ulaşması için değişime açık olması gerekiyor. Çalışmalara başlamadan önce firmaların derinlemesine analiz edilmesi son derece önem taşıyor. Ayrıca üst yönetimin desteğini almak da Altı Sigma uygulamalarının başarısını etkileyen bir diğer faktör. Üst yönetimin programa cesaretle liderlik etmesi ve bunu tüm kuruluşa göstermesi çok önemli. Konu ile ilgilenen kişiler Altı Sigma'nın, uzun soluklu, sabırla ve özveriyle sürdürülmesi gereken bir süreç olduğunu da unutmamalılar.