Sabancı Üniversitesi kurulduğu günden bu güne kadar geçen süre içinde bilişim altyapısına verdiği önem ile dikkat çekti. Üniversitenin İnsan Kaynakları Direktörü Fatih Ertimur, İnsan Kaynakları organizasyonu ve çalışanlar için geliştirdiği teknoloji uygulamaları konusunda sorularımızı cevaplandırdı.

Fatih Bey, öncelikle Sabancı Üniversitesi hakkında kısa bir bilgi verir misiniz?
Sabancı Üniversitesi çok genç. Eğitim ve öğretime başlama tarihimiz 20 Ekim 1999. İki yıldır yüksek lisans programlarımız mezun veriyor ama lisans programlarındaki ilk öğrencilerimiz gelecek yıl mezun olacaklar.

Sabancı Üniversitesi iddialı, çünkü bir "dünya üniversitesi" yaratmak gibi bir hedef ile yola çıktı. Böyle bir iddianız varsa bir de felsefeniz olması gerekiyor. 1995 yılında düzenlenen bir Arama Konferansı Sabancı Üniversitesi'nin kuruluş sürecinde bir kilometre taşıdır. Konferansa 22 değişik ülkeden ve farklı disiplinlerden 50'yi aşkın bilim adamı, araştırmacı, aydın, iş adamı ve öğrenci katıldı. Konferansın sonunda hedeflediğimiz dünya üniversitesinin "felsefe"si ortaya çıktı "Birlikte Yaratmak ve Geliştirmek".

Konferansı programlar ve dersler üzerinde çalışacak 13 Tasarım Komitesinin kurulması izledi. Bu komitelere yön verebilmek amacıyla, 1996'da bir "Öğrenci Eğilimleri Araştırması" yaptırıldı, Aynı doğrultuda ikinci bir araştırma üç yıl sonra, 1999 yılında, üniversitenin açılışından önce tekrarlandı.

Ekim 1998'de, yani öğretime başlamadan önce, Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı'na (EFQM) üye olmak üzere başvurduk. Sabancı Üniversitesi, Türkiye'den EFQM'e başvuran ve üyeliğe kabul edilen ilk üniversitedir.


Sabancı Üniversitesi'nde İnsan Kaynakları organizasyonu ne zaman kuruldu ve şu anki yapısı hakkında bilgi verir misiniz?
Bizim İnsan Kaynakları yapımızın iki yönü var; süreç temelli ve müşteri odaklı olması. Aslında bu iki yön üniversitenin tüm idari yapısı için de geçerli. 1997'de Deloitte & Touche danışmanlık firması ile birlikte Üniversite İdaresi Projesi'ne başladık. Tüm iş süreçlerinin tasarımı, ve yönetim yapısının oluşumu bu projenin kapsamında gerçekleştirildi. Üniversitenin açılışında bir çekirdek kadromuz vardı. Bu kadro biraz genişledi, şimdi 6 kişiyiz. Bizim sürekli (full-time) kadromuzda 136 akademik ve 170 idari çalışanımız var. Çalışanlar İnsan kaynakları için "müşteri" niteliği taşırlar. Arkadaşlarımın "müşteri" sorumlulukları vardır, bunun yanısıra her arkadaşımız bir sürecin sorumluğunu taşır; planlama, işe alma, ücretler, yararlar, eğitim gibi.


Üniversitelerde genelde öğrenciler ve öğretim üyeleri ön plandadır, personel olarak çalışanlar ise pek bilinmez. Sabancı Üniversitesi'nde hangi mesleklerde ve görevlerde çalışanlarınız bulunmaktadır?
Her meslekten çalışanımız var. Örnek olarak İnsan Kaynaklarında da herkesin eğitim gördüğü alan farklı, hiçbirimiz de insan kaynakları kökenli değiliz. İdari kadroda meslek deneyimi kadar temel becerilere önem veriyoruz. İçimizde kamudan, diğer üniversitelerden gelenler de var, özel sektörden de, bazılarının ise Sabancı Üniversitesi ilk işyeri. Yaş ortalamamız 32.7.


Sabancı Üniversitesi'nde çalışanlara sunulan teknolojik imkanlar ve ve İnsan Kaynakları Direktörlüğü olarak çalışanlara kampüs ağı üzerinden sunduğunuz hizmetler nelerdir?
Sabancı Üniversitesi'nin teknolojik altyapısı genel olarak çok ileri. Belki biliyorsunuz her öğrenciye bir lap-top bilgisayar veriyoruz. Kampüste yüksek hızlı bir Intranet üzerinde yaklaşık 8000 port var. Buna parallel olarak hemen her çalışanımızın önünde bir bilgisayar bulunuyor.

İnsan kaynakları dahil tüm idari birimler işlemlerini BT olanakları ile gerçekleştiriyor, daha doğrusu idari süreçler baştan bu biçimde tasarlandı. İnsan kaynakları olarak temel uygulamalarımızda üniversiteler için geliştirilmiş olan Banner 2000 yazılımını kullanıyoruz. Aynı yazılım çok yoğun biçimde Öğrenci Kaynakları tarafından da kullanılıyor. Dolayısı ile bir yandan akademik ve idari çalışanların diğer yandan öğrencilerin işlemleri birbirinden bağımsız fakat entegre bir sistem üzerinde yürütülüyor.

Yasal zorunluluklar dışında çoğu yazışmamız iç web üzerinde e-posta ile yapılır. Aramıza yeni katılanların e-postalarından aldıkları ilk mesaj İnsan Kaynakları'nın Oryantasyon Programıdır. Gerek insan kaynaklarının gerek diğer birimlerin tüm yönergeleri, prosedürleri ve ilgili formlar İngilizce ve Türkçe olarak iç web üzerinde yer alıyor. Yine iç webte sürekli kadromuzdaki çalışanlar için sağlık sigortası, emeklilik planı gibi yarar programları, kampüs lojmanlarının resimleri, mimari planları, YÖK işlemlerinde kullanılan çeşitli bilgiler yer alır.

Kuşkusuz gelişmeye açık alanlar var. Yeni uygulamalarımızı çoğunlukla web temelli olarak tasarlıyoruz. Birimler arası iş akışı ( workflow ) uygulamaları üzerinde çalışıyoruz. Çalışanlara belirli düzeylerde etkileşimli katılım olanağı sağlamak istiyoruz, örneğin Akademik çalışanlarımız dış webde yer alan özgeçmişlerini kendileri güncelliyorlar.


Sabancı Üniversitesi çalışanlarının teknolojik bilgi seviyesi ne durumdadır. Meslekleri ile ilgili yeterli teknoloji becerilerine sahipler mi?
Çalışanlarımızın bu altyapıya uyum sağlayacak düzeyde teknolojik beceriye sahip olmaları zorunlu. İşe almada bilgisayar okur - yazarlığı ve temel uygulama becerisi ön koşuldur. Bazı görevlerde ise ileri düzeyde uygulama becerisi gerekiyor. Bugüne kadar teknolojik beceri darboğazı yaşamadık. Yine de her yıl beceri düzeyini daha da ileri götürmek için eğitim programları düzenliyoruz.


Çalışanlarınızın eğitiminde üniversitenin akademik kadrosundan gerekli destek alınabiliyor mu. Çalışanlar içinde akademik kariyer sahibi olmak isteyenlere izin ve kolaylıklar sağlanıyor mu?
Gerek Mühendislik gerek Yönetim Bilimleri Fakültelerimizde bize destek verebilecek değerli bilgi birikimi var. Biz bu tür işbirliğine daha çok takım çalışması, sinerji açısından bakarız. Bunun ötesine geçersek eğitim ve araştırmaya ayrılması gereken kaynakları kullanmış oluruz. Çalışanlarımız arasında üniversitede diploma düzeyinde eğitim görmek isteyenler olabiliyor, iki arkadaşımız bunu yapabildi. Ancak çalışan yönünden de ciddi bir özveri gerekir, iş ve okulu bir arada yürütmek kolay değil. Akademik kariyere gelince bu bir tercihtir, kişi yeterli nitelikleri taşıyor ve bu doğrultuda ilerlemek istiyorsa yol göstermeye çalışırız.


Bir üniversitede akademik kariyer yapmayı değilde personeli olmayı düşünenler için önerileriniz nelerdir?
İdari personelin rolünü iyi anlamak gerekiyor. Daha önce insan kaynaklarının tüm çalışanları müşteri olarak görmeleri gerektiğini söylemiştim, enazından bizim anlayışımız bu doğrultuda. Benzer biçimde tüm idari çalışanlar da öğrenciler ve öğretim elemanlarını müşteri gibi görmeli . Bu anlayışı benimseyenler için üniversite iyi bir işyeridir.

Sabancı Üniversitesi İnsan Kaynakları Direktörü Sayın Fatih Ertimur'a sorularımızı cevaplandırdığı için teşekkür ederiz.