Xerox, ofislerde karmaşa yaratan iş verimliğini düşüren ve üretim maliyetlerini artıran noktalara dikkat çekerek, ufak değişikliklerle nasıl daha etkili ve verimli çalışılabileceğini gösteriyor.

Haber Merkezi

5 Ocak 2004 - Dünyanın önde gelen teknoloji şirketlerinden Xerox, yeni yıl öncesinde yayınladığı bir mesajla, 2004 yılında etkin ve verimli bir ofis için neler yapılması gerektiğini aşağıdaki 7 önemli konu başlığında özetliyor.

1. Bilginizin güvenliğini sağlayın : Virüs koruma yazılımınızın en son sürümünü kullandığınızdan emin olun. Çeşitli elektronik ortamlar üzerinde yer alan bilgilerinizin güvenliği ile ilgili çözümleri konu uzmanları ile konuşun ve uygulayın. Düzenli aralıklarla bilgilerinizin yedek kopyalarını alın ve doğal afet ihtimaline karşı kritik iş dokümanlarını firma dışında güvenli bir yerde saklayın.

2. Yeni yıla temiz bir masa ile başlayın : Masanızın karışıklığını ortadan kaldırın, uzun zamandır kullanmadığınız eşya ve dokümanları ya geri dönüşüm kutusuna ya da çöpe atın. Saklamak istediğiniz kağıt dokümanları, çok fonksiyonlu ofis makinalarının tarayıcı özelliğini kullanarak bilgisayarınıza elektronik dosya olarak kaydedin yada saklamak istediğiniz adrese e-posta olarak atın.

3. Rengin gücünden yararlanın : Çalışanlarınızın daha az zamanda daha çok iş yapmasını istiyorsanız, elektronik ve kağıt ortamlardaki dokümanlarda renk kullanın. Önemli noktaları renklendirilerek hazırlanan dokümanlar daha hızlı incelenmekte, dikkat edilmesi gereken hususlar kolayca ön plana çıkarılmaktadır. Böylece dokümanın tamamını okuyup anlama ve yorumlama için fazla zaman harcanmamaktadır.

4. Maliyetlerinizi kontrol edin : Ofis araçları, doğru ve verimli kullanılmadığı zaman, maliyetlerinizi artırıp karlılığınızı azaltan en önemli kalemlerden biridir. İşinize ve ofisinizin büyüklüğüne uygun ofis teknolojileri kullanın. Ofis içinde farklı farklı markaların ürünlerini kullanmayın yoksa bu size ayrı ayrı sarf malzemesi, teknik destek ve servis maliyeti olarak geri dönecektir. Çok eskimiş ofis ürünlerini, daha az kullanım maliyetli, yeni teknoloji ürünlerle değiştirin.

5. Ofislerdeki inkjet makine sayısını azaltın : İnkjet mürekkepli ürünler ev ve bireysel kullanım için üretilmiş, ilk alım maliyeti düşük ama kullanım maliyetleri son derece yüksek ve uzun ömürlü olmayan ürünlerdir. Ofislerde, kullanım maliyetleri düşük, servis ihtiyaçları az olan ileri teknoloji lazer ve katı mürekkep kullanan makinaları tercih edin. Çalışan sayınız 5-10 kişinin üzerindeyse birden çok fonksiyonu bir makina üzerinden alabileceğiniz çok fonksiyonlu lazer tabanlı ofis ürünlerini kullanın. Böylece her bir fonksiyon (fotokopi, yazıcı, faks, tarayıcı) için ayrı makine, sarf malzemesi, servis ve enerji harcamasından kurtulun.

6. Internet sitenizi örümcek ağlarından koruyun: Internet'in öneminin farkında olarak, Internet sitenizde yer alan bilgileri çok sık güncelleyin. Internet sitenizde rahat dolaşılmasını, müşterilerinizin ve çalışanlarınızın istedikleri bilgiye kolayca ulaşmalarını, kaydedebilmelerini veya basabilmelerini sağlayın.

7. Yeşil düşünün : Finansal olarak iyi olmaya çalıştığınız kadar çevreylede dost bir ofis olmaya çalışın. Ofis içinde gereksiz kağıt, enerji, su ve deterjan kullanımına dikkat edin. Kullanılmayan kağıt, cam, plastik gibi maddeleri geri dönüşüm kutularına atın. Mümkün olduğunca çift taraflı baskı kullanın, çalışmayan makineleri enerji tasarruf moduna alın veya kapatın. Yüksek enerjili ışıklar kullanmayın, çalışılmayan alanları aydınlatmayın.